活用零碎時間

就算把工作和生活安排得再怎麼井然有序，難免總還是會在無意中多出一些「零碎時間」。

比如說，依約前去拜訪客戶，對方卻說：「不好意思，我們課長剛好外出，大概20分鐘之後才會回公司。」類似的情況還有「會議延後15分鐘開始」「公務車在路上碰到大塞車，暫時無法回公司」等等，由於都是事出突然，根本無法事先預防。

不過，假設發生一次突發狀況，就讓你多出15分鐘的零碎時間，那麼累計3次就有45分鐘。萬一不幸一天遇到4次，這天就形同「浪費」了1個小時。
再假設你一年當中有200天「碰到突發狀況」，而且每天都產生了4次15分鐘的零碎時間，那麼一年下來就相當於有200小時的零碎時間。以一天工作8小時算，200小時足足是25個工作天的工時！
每一次出現零碎時間時，你都如何運用呢？是去咖啡店坐坐，還是打電話跟朋友聊天？用25個工作天去喝咖啡、聊是非，這樣的人生未免也太浪費了！
善用零碎時間的最佳方式，就是做些「本來就決定在零碎時間完成的工作」。你可以在平日就先寫下可在零碎時間處理的事情，列成一份清單，包括「購買本月暢銷書」「寄出同學會出席回函」等沒必要歸檔，或只會發生一次的事。

寫下來的事情就不會被忘記，因為視覺化非常重要。只要事先把零碎清單填滿，就不會茫然地浪費掉突然冒出來的時間：「對了，附近有郵筒，先把回函寄出去吧。」「這裡有書店，去買暢銷書好了。」

當然，既然是要善用「出其不意產生的零碎時間」，所以一定要將這份清單記在隨身攜帶的記事本上，才能「隨機應變」，輕輕鬆鬆就完成瑣碎、又容易忘記的事情。
其實這些小工作，通常都是「自己『喜』歡的工作」「輕鬆快『樂』的工作」和「能夠順利『圓』滿完成的工作」。人們通常會傾向先做這種「喜樂圓」的事，卻把重要的工作拖到最後才做。早上進入公司之後，先把大工作和小工作分別列出來，先把大工作要依照重要性的先後排序，一件一件完成；小工作則留到零碎時間再去做，才能打破這種慣性。


（取材自《提早完成工作，準時下班》，春光出版。）
出處：經理人月刊NO53(2009.4)